Med bakgrunn i ny personvernforordning (GDPR) som vedtatt innført i Norge 20. juli 2018 har Narvik kommune utarbeidet egen personvernerklæring.

Som kommuner er vi forpliktet til å lagre opplysninger på en lovlig og sikker måte. Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan vi behandler og sikrer de, og rettighetene til den som er registrert.

Denne erklæringen redegjør for hvordan personvernet ivaretas av Narvik kommune i forbindelse med innsamling av personopplysninger under domenet www.narvik.kommune.no eller i papirform.

Ved bruk av våre elektroniske løsninger ønsker vi at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Lov om behandling av personvern

Vi behandler personopplysninger når vi skal saksbehandle eller gi kommunale tjenester. 

Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter. Sentrale lover er forvaltningsloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester og opplæringsloven, samt personopplysningsloven.

Hvor henter vi opplysningene fra?

Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte når du søker om tjenester eller melder deg på aktiviteter.

Når vi skal behandle din sak, trenger vi ofte flere opplysninger fra andre nasjonale register som folkeregister, skattemyndigheter eller NAV. Da kan du enten innhente disse opplysningene selv, eller du kan samtykke til at vi innhenter de for deg. Det siste gir ofte en raskere saksbehandling siden vi innhenter opplysningene elektronisk.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til hele eller deler av befolkningen, innhenter vi også opplysninger fra folkeregisteret. Eksempel på dette er når vi skal tilby skole og helsestasjonstjenester til barn. I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.

For å forsikre oss om at du er den du utgir deg for å være, benytter vi ID-porten som pålogging ved enkelte av våre løsninger.

Definisjon av Personopplysning

En opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer).

Sensitive personopplysninger

Ansatte i Narvik kommune har signert taushetsavtale. Vårt sak og arkivsystem er bygd opp slik at det kun er de som jobber med din sak som har tilgang til din aktuelle sak. Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Databehandleravtaler mellom Narvik kommune og dataleverandørene regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta personopplysningsloven og sikre at praksis for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Du kan be om å se opplysningene vi har registrert om deg. Dersom opplysningene er unøyaktige, ufullstendige eller irrelevante kan du be om at opplysningene rettes, slettes eller gjøres utilgjengelig.

Narvik kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempler på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister, eller elevresultater i nasjonale prøver.

I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet.

Webanalyse

Narvik kommune benytter analyseverktøyene Google Analytics for å samle inn opplysninger om besøkende på narvik.kommune.no. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre kvaliteten på nettstedet og i de digitale tjenestene våre.

Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene anonymiseres, slik at vi ikke kan spore opplysningene tilbake til en enkelt bruker. Teknikkene som benyttes er IP-anonymisering i Google Analytics ​(fjerner de tre siste sifrene i IP-adressen).

Informasjonskapsler / Cookies

Informasjonskapsler (på engelsk: cookies) er små og midlertidige tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som narvik.kommune.no 

Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom deg og narvik.kommune.no hver gang du ser på en side. Acos har bare anledning til å lagre og behandle slik informasjon når du som bruker er informert om dette og har gitt ditt samtykke til behandlingen, fra ekomloven§ 2-7b

Post inn til Narvik kommune

All post til og fra kommunen er offentlig, om den ikke er taushetsbelagt. I henhold til sensitive personopplysninger. Posten blir sortert og det blir vurdert om den skal overføres til sak-/arkivsystemet.

All post som blir ført i sak-/arkivsystemet kommer på elektronisk postliste, som publiseres på vår hjemmeside daglig. Det betyr at andre kan lese ditt brev, og media kan omtale ditt brev dersom de har interesse av det. Post som er sensitiv kommer ikke på postlisten, da det ikke er offentlig i henhold til Off.loven § 13.

E-post er ingen trygg forsendelse, send derfor ikke sensitive opplysninger i e-post. Den kan bli hentet av andre før den kommer frem til mottaker, havne på feil adresse eller lignende. Du kan sende post til Narvik kommune sikkert og digitalt via dette skjemaet:

Sikker innsending

Vær oppmerksom på at for å benytte skjemaet må du autentisere deg ved hjelp av ID-porten.

Samtykke

Når du benytter våre elektroniske søknader, må du godkjenne samtykkeerklæring.

Dersom du ikke samtykker i at personvernet er godt nok ivaretatt, vil du ikke kunne benytte kommunens elektroniske skjemaer. Du må da ta kontakt med servicetorget på rådhuset, Kongens gate 45, 8514 NARVIK.

Kontaktskjemaer

Vi bruker en del enkle webskjemaer på forskjellige deler av portalen for å samle inn enkel informasjon eller respons fra våre lesere.

Disse skjemaene må ikke forveksles med søknadsskjemaer e.l. I forbindelse med disse enkle skjemaene lagrer vi det som fylles inn samt tidspunktet.

Del og Tips en venn-funksjonene

De fleste sider på narvik.kommune.no har klikkbare ikoner for deling på Twitter, Facebook og Google+ hvor du kan dele siden på nevnte sosiale medier.

Ved bruk av disse funksjonene vil Narvik kommune kun lagre besøksstatistikk, ikke e-postadresser eller annet skjemainnhold.

Ansvar ved feil, mangler og tilgjengelighet

Vi anser informasjonen på narvik.kommune.no som pålitelig, men kan likevel ikke garantere at informasjonen til enhver tid er korrekt, fullstendig eller tilgjengelig.

Narvik kommune tar gjerne imot innspill om feil, mangler og forslag til forbedringer til postmottak@narvik.kommune.no På narvik.kommune.no finnes det lenker til nettsider som er utarbeidet eller publisert av andre. Narvik kommune påtar seg ikke noe ansvar for materialet som ligger utenfor våre nettsider og vi fraskriver oss ethvert ansvar for feil, mangler og manglende tilgjengelighet på disse sidene.

Henvendelser

Narvik kommune har etablert personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger.

Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Brev kan sendes til:

Personvernombudet ved Kommuneadvokatens kontor Narvik kommune,
Postboks 64,
8501 Narvik 

E-post: postmottak@narvik.kommune.no
Telefon: +47 76 91 20 07